I takt med att digitaliseringens kraft präglar alla delar av samhället, har även redovisningsbranschen genomgått stora förändringar. En av de mest betydelsefulla förändringarna är framväxten av digitala redovisningsbyråer. Men vad innebär det egentligen att vara en digital redovisningsbyrå, och hur skiljer sig en sådan aktör från en traditionell byrå? I det här blogginlägget går vi igenom grunderna, beskriver de tjänster som erbjuds och förklarar hur en digital redovisningsbyrå arbetar.
Vad är en digital redovisningsbyrå?
En digital redovisningsbyrå är en byrå som erbjuder sina redovisningstjänster helt eller delvis online, med hjälp av digitala verktyg och molnbaserade system. Istället för att hantera fysiska dokument, utskrifter och personliga möten sker kommunikationen digitalt. Kvitton, fakturor, bokföringsunderlag och rapporter hanteras via digitala plattformar, vilket gör processerna snabbare, säkrare och mer flexibla.
Den digitala redovisningsbyrån kombinerar traditionell ekonomisk expertis med modern teknik. Genom att använda digitala lösningar som automatiserar delar av arbetet kan en digital byrå effektivisera hanteringen av ekonomin för företag, oavsett bransch.
Så arbetar en digital redovisningsbyrå
En digital redovisningsbyrå utgår från principen att allt som kan hanteras digitalt – bör hanteras digitalt. Det innebär att man minimerar manuellt arbete och pappershantering, samtidigt som man ökar tillgängligheten och transparensen för kunden.
Digital inlämning av material
Hos en digital redovisningsbyrå laddar kunden upp sitt material, såsom kvitton, fakturor och andra bokföringsunderlag, direkt via en säker portal eller app. Det kan exempelvis ske genom att fotografera kvitton med mobilen eller importera fakturor automatiskt från e-post.
Detta eliminerar behovet av att fysiskt lämna in pärmar eller papper till byrån, något som ofta är tidskrävande och försvårar en smidig arbetsprocess.
Molnbaserade system
Grunden för en digital redovisningsbyrå är molnbaserade system. Program som Fortnox, Visma eEkonomi eller Bokio är exempel på plattformar som används för att hantera bokföring, fakturering, momsrapportering och deklarationer online.
Det innebär att både kunden och byrån har tillgång till samma uppdaterade information i realtid, oavsett plats och tidpunkt. Detta skapar en flexibilitet som inte är möjlig med traditionell pappersbaserad redovisning.
Automatisering av processer
En viktig del av arbetet hos en digital redovisningsbyrå är att automatisera så många steg som möjligt. Det kan handla om att:
- Fakturor tolkas automatiskt med hjälp av AI.
- Bokföringsposter skapas automatiskt baserat på inkommande dokument.
- Påminnelser och aviseringar skickas automatiskt för att hålla koll på deadlines.
Automatiseringen minskar risken för fel och gör det enklare för företagare att hålla ordning på sin ekonomi.
Kommunikation och rapportering
Istället för fysiska möten sker kommunikationen ofta via e-post, chatt, videomöten eller digitala samarbetsverktyg. Rapporter och analyser levereras digitalt, ofta i form av interaktiva dashboards som ger kunden en tydlig bild av företagets ekonomi.
En digital redovisningsbyrå är tillgänglig för frågor och stöd, men mycket av det löpande arbetet sker utan behov av täta möten.
Tjänster som en digital redovisningsbyrå erbjuder
En digital redovisningsbyrå erbjuder i stort sett samma tjänster som en traditionell byrå, men levererar dem med en modern, digital metod. Här är en översikt av de vanligaste tjänsterna:
Löpande bokföring
Den löpande bokföringen är grundstenen i redovisningen. Här registreras alla affärshändelser, såsom inköp, försäljningar och andra transaktioner. I en digital byrå sker detta oftast automatiskt, där fakturor, kvitton och banktransaktioner kopplas ihop och bokförs löpande.
Leverantörsreskontra och kundreskontra
Digital hantering av leverantörsfakturor och kundfakturor innebär att fakturor skickas, tas emot och matchas automatiskt i systemet. Det underlättar fakturahantering och gör det enklare att hålla koll på betalningar och påminnelser.
Deklarationer och skattedeklarationer
En digital redovisningsbyrå ser till att momsdeklarationer, arbetsgivardeklarationer och inkomstdeklarationer upprättas och lämnas in till Skatteverket i rätt tid. Detta sker ofta helt automatiserat utifrån den löpande bokföringen.
Bokslut och årsredovisningar
Varje räkenskapsår avslutas med ett bokslut och, för aktiebolag, en årsredovisning. En digital byrå sammanställer dessa dokument baserat på det material som redan finns i systemet, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
Rådgivning och analys
Utöver de traditionella tjänsterna erbjuder en digital redovisningsbyrå ofta rådgivning inom exempelvis skatteplanering, budgetering och affärsutveckling. Genom digitala verktyg kan kunden få analyser och rapporter som ger en tydlig bild av företagets ekonomiska situation.
Integrationer med andra system
En viktig fördel med en digital byrå är möjligheten att integrera redovisningssystemet med andra affärssystem, såsom e-handel, kassasystem eller CRM. Det skapar en helhetslösning där olika delar av företagets verksamhet samspelar automatiskt.
Skillnaden mellan en digital och en traditionell redovisningsbyrå
För att förstå värdet av en digital redovisningsbyrå är det viktigt att jämföra den med en traditionell byrå. Här är några av de största skillnaderna:
Pappershantering vs digital dokumenthantering
En traditionell byrå arbetar ofta med pappersdokument som skickas in eller lämnas över i fysiska pärmar. I en digital byrå hanteras allt material online – kvitton skannas eller fotograferas, fakturor laddas upp digitalt, och inga fysiska dokument behövs.
Manuella processer vs automatisering
Traditionella byråer lägger ofta mer tid på manuellt arbete, som att registrera kvitton och fakturor för hand. I en digital byrå sker detta automatiskt via integrationer och AI, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
Personliga möten vs digital kommunikation
Hos en traditionell byrå är det vanligt med fysiska möten, medan en digital byrå arbetar med digitala kommunikationskanaler. Kunden får rådgivning och support via mejl, telefon, videosamtal eller chatt.
Tillgång till information
I en traditionell byrå är det vanligt att rapporter skickas som PDF:er via mejl eller post. En digital byrå erbjuder ofta interaktiva rapporter i realtid som kunden själv kan nå via en portal, vilket ger bättre insikt i företagets ekonomi.
Vanliga frågor och svar om digitala redovisningsbyråer
1. Vad är en digital redovisningsbyrå?
En digital redovisningsbyrå, även kallat virtuell redovisningsbyrå, är en byrå som erbjuder sina redovisningstjänster helt eller delvis online. Genom digitala verktyg hanteras bokföring, fakturering, deklarationer och rapporter smidigt via molnbaserade system.
2. Vilka tjänster erbjuder en digital redovisningsbyrå?
En digital redovisningsbyrå erbjuder löpande bokföring, fakturahantering, deklarationer, bokslut, årsredovisning, rådgivning och integrationer med andra affärssystem – allt utfört digitalt.
3. Hur skiljer sig en digital redovisningsbyrå från en traditionell?
En digital byrå arbetar med digitala dokument, automatiserade processer och molnbaserade system, medan en traditionell byrå ofta kräver fysiska dokument, manuellt arbete och personliga möten.
4. Kan en digital redovisningsbyrå hjälpa företag i alla branscher?
Ja, de flesta företag – oavsett bransch – kan dra nytta av en digital redovisningsbyrå. Speciellt små och medelstora företag har ofta stor nytta av en flexibel digital lösning.
5. Hur kommer jag igång med en digital redovisningsbyrå?
Du kontaktar byrån, går igenom dina behov och mål, och därefter hjälper de dig att sätta upp digitala system, importera data och komma igång med effektiv redovisning.